Règlement d’attribution des subventions aux associations

Les dispositions générales

Objet du règlement

Le règlement d’attribution des subventions vise à compléter, préciser et rappeler le cadre réglementaire et les conditions des interventions financières. Il a pour objet de :

• fournir un guide opérationnel aux demandeurs de subvention,
• présenter le processus de demande et d’instruction en précisant les obligations légales et les dispositions internes prises par la collectivité,
• énoncer les engagements réciproques des associations et de la commune en matière de subvention,
• préciser les critères d’attribution.

Définition de la subvention

La subvention est une aide financière versée par une personne publique à une personne privée, physique ou morale, dans le but de favoriser l’activité d’intérêt général à laquelle elle se livre. Les subventions regroupent les aides en numéraire ou en nature accordées dans un but d’intérêt général. Ces sommes aident l’association à mener ses projets.
Toute subvention est :

• facultative : la collectivité dispose d’un pouvoir discrétionnaire ;
• précaire : son renouvellement ne peut être automatique ;
• conditionnelle : toute attribution est conditionnée à la notion d’intérêt local.

L’objet de la subvention ne doit pas être contraire à la législation en vigueur. Elle ne doit pas viser à contourner les lois et règlements et ne doit pas permettre à la ville de s’abstenir de conduire en direct des actions relevant de ses missions sous peine de voir les bénéficiaires être déclarés gestionnaires de fait.

Catégories de subvention

Les subventions proposées par la ville sont distinguées en quatre catégories :

1. Les subventions de fonctionnement : elles financent le fonctionnement général de l’association conformément à l’objet de la demande ;
2. Les subventions exceptionnelles : elles concourent à la réalisation d’une ou plusieurs actions identifiées ;
3. Les subventions de projets : elles concourent à la réalisation d’un ou plusieurs projets ou opérations identifiés ;
4. Les subventions en nature : elles soutiennent le fonctionnement des associations et peuvent être de plusieurs ordres :

• Attribution de matériel ou mise à disposition gracieuse de moyens techniques, comme le prêt de matériel permettant d’équiper l’association pour l’exercice d’une activité ;
• Mise à disposition gratuitement ou à coût réduit de locaux ou tout autre équipement appartenant à la collectivité publique à titre permanent ou pour des manifestations ponctuelles (écoles, spectacle, salles de réunion, conférence...), les terrains sportifs ;
• Entretien des espaces extérieurs par les agents communaux ;
• Fourniture de services : la collectivité peut fournir certains services gratuitement ou à moindre coût, comme l’assistance technique, l’accompagnement administratif ou encore la formation ;
• Publicité ou promotion : permet d’offrir une visibilité ou une promotion gratuite, comme des publications officielles sur les supports de communication de la collectivité.

Le dossier de subvention

Eligibilité et critères

Chaque année, la collectivité lance un appel à subvention au troisième trimestre de l’année N pour les subventions de l’année N+1. L’association est appelée à présenter un dossier de demande de subvention téléchargeable ici sur le site internet de la ville.

< accès au dossier de demande de subvention >

Aucune subvention ne peut être attribuée si elle n’a pas été sollicitée au préalable. Toute demande doit donc être formalisée par un courrier d’intention adressé au maire du Gosier, par voie postale ou par courriel : courrier chez villedugosier.fr

Pour solliciter une subvention, l’association doit obligatoirement :

• être domiciliée sur le territoire du Gosier ;
• présenter au moins deux années d’existence ;

Le dossier de demande de subvention doit être accompagné de pièces annexes, soit en cas de première demande, soit en cas de renouvellement de demande :

Première demande

• Exemplaire des derniers statuts déposés au greffe des associations
• Copie du récépissé de déclaration de création au greffe des associations
• Copie de l’extrait de parution au Journal Officiel
• Liste actualisée et déclarée des personnes chargées de l’administration de l’association (noms, prénoms, adresses, fonctions, téléphone et courriel)
• Fiche INSEE faisant apparaître le numéro de siret de l’association
• Relevé d’identité bancaire de l’association portant une adresse correspondant à celle du N° siret
• Pouvoir donné par le représentant légal au signataire du dossier, le cas échéant
• Comptes approuvés du dernier exercice clos
• Budget prévisionnel de l’année N +1
• Calendrier prévisionnel des activités de l’année N
• Rapport d’activité de l’année N-1 approuvé et prouvé
• Attestation d’assurance à jour

Renouvellement de demande

• Exemplaire des statuts déposés ou approuvés de l’association, s’ils ont été modifiés
• Liste des personnes chargées de l’administration régulièrement déclarée, si elle a été modifiée
• Bilan financier N-1 approuvé et signé pour les associations en année civile
• Bilan financier N-1 / N-2 approuvé et signé pour les associations entre 2 années
• Rapport d’activités approuvé et signé N-1 pour les associations en année civile
• Rapport d’activités N-1 / N-2 approuvé et signé pour les associations entre 2 années
• Budget prévisionnel de l’année N+1
• Calendrier prévisionnel des activités de l’année N
• Procès-verbal de la dernière assemblée générale
• Attestation d’assurance à jour

Les éléments décisionnels quant à l’attribution des subventions de fonctionnement doivent être objectivables. Pour cela il est nécessaire de définir de manière pertinente et objective les conditions de modulation de l’aide financière, et les appliquer uniformément à l’ensemble des demandes de subventions.

Un ensemble de critères a été défini par la collectivité pour l’analyse des demandes de subvention à savoir :

• la taille de l’association (nombre d’adhérents) - 15 pts
• l’implication de l’association dans la vie locale - 20 pts
• la dynamique associative - 20 pts
• la valorisation de la citoyenneté et des valeurs républicaines - 10 pts
• l’action en faveur du développement durable, de la transition écologique, du patrimoine ou de l’environnement - 10 pts
• l’évaluation des objectifs affichés l’année précédente - 15 pts
• la cohérence avec les orientations politiques - 10 pts

Le planning de la campagne d’octroi se présente comme suit pour la subvention allouée en N+1 :

• lancement de l’appel à subvention : au moins trois mois avant le vote du budget de l’année N+1 ;
• date limite de dépôt des demandes de subvention : au plus tard deux mois avant le budget de l’année N+1 ;
• examen et délibération : le mois précédent le vote du budget de l’année N+1 ;
• notification des subventions : après le vote du budget de l’année n+1 et au plus tard au 1er trimestre de l’année N+1 ;
• signature de la convention d’attribution de la subvention et du contrat d’engagement républicain : dans les 2 mois suivants la notification de la subvention.

Modalités d’instruction

L’instruction des demandes de subventions répond premièrement au respect des critères d’éligibilité et deuxièmement au contrôle des pièces justificatives. Seuls les dossiers complets sont retenus et étudiés par le service. Un accusé réception sera délivré à réception dudit dossier. Attention ! la réception d’un dossier complet et l’envoi d’un accusé réception ne vaut pas octroi de subvention.

Une fois la première phase d’instruction administrative réalisée, et au-delà du premier contrôle administratif ci-dessus, tous les dossiers sont présentés à la commission vie associative ; seuls les dossiers complets sont soumis pour examen. A l’issue de l’avis de la commission vie associative, les dossiers sont présentés pour délibération du Conseil Municipal.

La notification de la délibération ouvre droit au versement de la subvention, conformément à la procédure de mandatement de la collectivité. Pour les montants supérieurs à 1 000 euros, la ville procédera à une avance de 80% du montant ; les 20% restants seront versés à l’issue de la production de pièces justificatives, dans le délai de l’année N+2. Toutes les demandes de versement de solde parvenues après ce délai, seront rejetées et les montants correspondants définitivement perdus.

Conditions financières

Un même projet ne peut être subventionné qu’une seule fois par la ville, et ne peut pas faire l’objet de cumul de subvention provenant de différents dispositifs servis par la ville.
Les aides de la ville sont cumulables avec d’autres aides publiques ou privées. Le montant de la subvention allouée par la ville ne pourra pas excéder 80% du budget prévisionnel.
La subvention de fonctionnement allouée par la ville présente un caractère non révisable.

Elle ne permet pas la prise en compte ultérieure de coûts d’opérations supplémentaires dont la nécessité serait apparue en cours d’exécution ou après décision de financement par délibération du Conseil Municipal. L’association qui obtient une subvention doit signer à la fois une convention avec la ville et un Contrat d’Engagement Républicain obligatoire pour toutes les subventions allouées. Cette convention définit l’objet, le montant, les conditions de versement et d’utilisation de la subvention. Elle comporte également des indications sur les modalités d’évaluation de la qualité des actions menées.

Pour les subventions accordées sur des projets ou s’étalant sur plusieurs exercices, une convention d’objectifs permet de fixer, pour une ou plusieurs années, les engagements respectifs de chacun autour du projet défini. L’association s’engage à mettre en œuvre une action ou un programme d’actions comportant certaines obligations, et l’administration s’engage à contribuer financièrement à ce projet. Cette convention définit l’objet, le montant, les conditions de versement et d’utilisation de la subvention. Elle comporte également des indications sur les modalités d’évaluation de la qualité des actions menées.

Dans le cas d’une convention pluriannuelle, le montant attribué pourrait être réévalué annuellement en fonction des crédits disponibles. La durée de la convention est limitée à quatre ans. Son renouvellement est subordonné à une évaluation menée à la fin de chaque exercice.

Les modalités de versement des subventions :

Les dispositions spécifiques

Modalités de contrôle

La subvention ne devra être utilisée que pour l’objet de la demande ; dans le cas contraire, le remboursement intégral de la somme versée sera établi par la collectivité. L’association doit fournir à la ville qui la subventionne un compte rendu financier accompagné de pièces justificatives de réalisation. Ces documents doivent prouver que les dépenses effectuées sont conformes à l’objet de la subvention.

En cas d’inexécution totale ou partielle de l’action, de modification substantielle de ses conditions d’exécution ou de retard de plus d’un an dans son exécution par l’Association, sans l’accord écrit et préalable de la ville, celle-ci peut exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées, diminuer le montant de la subvention et/ou suspendre son versement.

Un acte devient caduc lorsqu’il perd ses effets juridiques suite à l’application de certaines règles de gestion de la collectivité. Pour la ville, le délai de caducité débute à compter de la date d’attribution de la subvention ou du terme de la convention : elle est de 2 ans pour les subventions de fonctionnement. Le bénéficiaire doit solliciter le versement de l’aide octroyée dans ce délai. Les services instructeurs de la ville ne procéderont à aucune relance concernant la caducité des aides.

En cas de versement de plusieurs acomptes, cela n’aura pas pour effet de proroger la date de caducité. Si le versement total de l’aide n’est pas sollicité durant la période de validité, le solde sera perdu, même si la subvention n’a été versée que partiellement. A titre tout à fait exceptionnel ou si la convention le prévoit, et sur demande justifiée du bénéficiaire présentée avant la date de fin de validité de la décision initiale, un délai supplémentaire peut être accordé par la ville d’un an maximum.

Obligations et interdiction

Dans le cadre de l’attribution de subventions publiques, les associations doivent se conformer à une série de règles et de principes définis par la loi pour garantir la transparence, la bonne utilisation des fonds publics et l’égalité de traitement entre les bénéficiaires. Voici les obligations et interdictions qui encadrent la gestion des subventions pour les associations.

Les obligations

• information et communication
• respect des règles de laïcité
• transmission de tout document dans le cadre d’un contrôle des directions et des
• services de la Ville du Gosier
• de conclure une convention
• de justification
• de transparence
• de respect de l’égalité de traitement
• de contrôle de l’utilisation des subventions
• de respect des principes éthiques

Les interdictions :

utilisation des fonds à des fins non prévues
double financement (subvention de fonctionnement non cumulable à une
subvention exceptionnelle)

Conformément à l’article L.1611-4 du Code Général des Collectivités Territoriales, la subvention, sauf précision expresse dans la convention conclue entre la ville et le bénéficiaire, ne peut faire l’objet d’un reversement à un autre tiers.

Est qualifiée de conflit d’intérêt, toute situation d’interférence entre un intérêt public et des intérêts publics ou privés qui est de nature à influencer ou paraître influencer l’exercice indépendant, impartial et objectif d’une fonction (article 2 de la loi du 11 octobre 2013). Dans le cas où une personne disposant d’un mandat d’élu communal est membre d’une association, elle devra se retirer lors de la séance au moment où les éléments relatifs à l’association sont abordés.
La participation d’un élu d’une collectivité locale aux délibérations relatives à cette association seraient illégales et pourraient être annulées et ce, quelle que soit la nature de l’intérêt de l’élu pour cette association (article L2131-11 du CGCT).

Au regard de l’article L 121-4 du Code Général de la Fonction Publique, « l’agent public veille à prévenir ou à faire cesser immédiatement les situations de conflit d’intérêt défini à l’article L121-5 dans lesquelles il se trouve ou pourrait se trouver ».

A ce titre, un agent public est en situation de conflit d’intérêt dans le cadre du suivi des subventions aux associations, il est tenu de le déclarer sans délai à son supérieur hiérarchiqueouàl’autoritéadministrativedontildépend. Cedernier,àlasuitedelasaisine ou de sa propre initiative, confie, le cas échéant, le traitement du dossier ou l’élaboration de la décision à une autre personne”(art L121-4 du CGFP).

Cette obligation vise à garantir la transparence et à éviter tout favoritisme dans l’attribution ou le suivi des subventions. Un agent en situation de conflit d’intérêt doit se retirer de tout processus de décision ou de contrôle concernant la subvention d’une association. (art L121-6 du CGFP).

Durée de validité

Les subventions de fonctionnement sont allouées pour une année civile et ne peuvent être octroyées au-delà de l’exercice visé par la délibération adoptée au sein du conseil municipal pour ledit exercice.

S’agissant des subventions de projets, elles sont octroyées conformément à la durée prévue dans le cadre de la convention passée entre la ville et l’association ; les modalités idoines y sont portées.

Durée du règlement

Le règlement d’attribution des subventions est mis en application à compter de la date de notification de la délibération présentée au Conseil Municipal. Toute mise à jour du présent règlement fera l’objet d’une délibération présentée au Conseil Municipal dans les mêmes formes.

Litiges

L’absence totale ou partielle du respect des clauses du présent règlement pourra avoir pour effets :

• L’interruption de l’aide financière de la collectivité ;
• La demande de reversement en totalité ou partie des sommes allouées ;
• La non prise en compte des demandes de subvention ultérieures présentées par
  l’association l’année suivante.

En cas de litige, l’association pourra adresser un courrier justifié par accusé de réception à l’attention de Madame le Maire de la Ville du Gosier :

• Par voie postale à : Ville du Gosier, Hotel de ville, 67, Boulevard du Général de Gaulle 97190 Le Gosier
• Par mail à : courrier chez villedugosier.fr

En l’absence de réponse dans un délai de deux mois, ou de solution amiable, il est expressément stipulé que le Tribunal administratif de la Guadeloupe est seul compétent pour tous les différends que pourrait soulever l’application du présent règlement.

Protection des données personnelles

Dans le cadre d’une demande de subvention, les associations doivent respecter les obligations du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) dès lors qu’elles traitent des données personnelles des membres, des bénéficiaires ou des tiers impliqués dans le dossier de demande de subvention.
L’association doit assurer une collecte et un traitement transparents, sécurisés et proportionnés des données personnelles. Cela inclut informer les personnes concernées, obtenir leur consentement lorsque nécessaire, sécuriser les données, et les supprimer une fois la demande traitée.
Les associations, lors d’une demande de subvention, doivent souvent collecter des données personnelles (nom, prénom, coordonnées, fonction dans l’association, etc.) pour remplir les formulaires et constituer les dossiers.

Les personnes dont les données sont collectées (membres du bureau, bénévoles, salariés, etc.) doivent être informées de manière claire sur :

• Les finalités du traitement,
• Les destinataires des données,
• Leur droit d’accès, de rectification et d’effacement,
• La durée de conservation des données.

Lorsque des données sont collectées pour des finalités spécifiques à une demande de subvention, il est préférable que l’association demande un consentement explicite des personnes concernées, notamment si elle traite des données sensibles (ex. : données de santé).

Selon le principe de minimisation des données, l’association doit se limiter à collecter uniquement les données strictement nécessaires pour remplir le dossier de demande de subvention. Elle ne doit pas recueillir de données superflues ou qui ne sont pas requises par la ville.

L’association doit permettre aux personnes concernées d’exercer leurs droits prévus par le RGPD, notamment les droits d’accès, effacement et rectification des données et le droit à la limitation du traitement.

Les associations doivent assurer la sécurité des données personnelles collectées dans le cadre de la demande de subvention.

Les données personnelles collectées pour la demande de subvention ne doivent être conservées que pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Une fois la subvention accordée ou refusée, et à l’issue des contrôles éventuels, l’association doit supprimer ou anonymiser les données, sauf si une loi impose une durée de conservation plus longue (ex. : pour des raisons fiscales ou d’archivage public).

Le non-respect du RGPD dans le cadre d’une demande de subvention peut entraîner des sanctions pour l’association :

• Amendes : En cas de violation des droits des personnes ou de mauvaise gestion des données personnelles, les amendes peuvent atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel de l’organisation.
• Remboursement des subventions : Si des irrégularités sont constatées, notamment si des données ont été mal utilisées, l’association peut être contrainte de rembourser les fonds publics perçus.

La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) peut fournir des conseils et un accompagnement aux associations pour s’assurer qu’elles respectent le RGPD dans leurs demandes de subvention. La CNIL peut également mener des contrôles pour vérifier que les associations se conforment à la réglementation.

Archivage des documents et données publics

Les documents relatifs à l’attribution de subventions doivent être conservés dans le cadre des obligations de transparence et de contrôle des finances publiques.

La durée de conservation des archives des subventions respectera les prescriptions du Code du patrimoine et les différentes circulaires en cours. Une durée de conservation de 10 ans est préconisée, pour les subventions octroyées.
Les documents éliminés et les conditions d’élimination sont fixés entre l’autorité qui les a produits ou reçus et l’administration référente des archives (Archives départementales).

Les dossiers de subvention sont communicables aux tiers sous réserve de l’occultation des coordonnées bancaires et des mentions couvertes par la protection de la vie privée.

Ces règles garantissent la traçabilité et la transparence des subventions publiques tout en respectant les obligations légales d’archivage.

Toutes ces dispositions ont été entérinées par délibération n° CM-2024-6S-64 votée lors du Conseil municipal du 7 novembre 2024.